Coordinación Administrativa

El propósito principal del cargo de la Coordinación Administrativa en Conservación Internacional Colombia es coordinar y optimizar los procesos administrativos, logísticos, seguridad y protección de la organización, garantizando un funcionamiento eficiente y alineado con las políticas internas de CI. Este rol es clave para mantener la operatividad de las áreas bajo su responsabilidad, asegurando el uso óptimo de los recursos, el cumplimiento normativo y la proyección de una imagen profesional de la organización.

El(la) Coordinador(a) actúa como un enlace entre las necesidades operativas de las áreas y los objetivos estratégicos de CI, aportando un enfoque integral que promueve la transparencia, eficiencia y sostenibilidad en los procesos administrativos, logísticos, seguridad y protección.

Actividades a desarrollar:

Gestión Administrativa

• Coordinar los procesos administrativos, asegurando que todos los recursos y servicios funcionen correctamente y cumplan con los estándares de la organización.

• Cumplir las políticas y procedimientos administrativos que optimicen la operatividad de CI.

• Coordinar las áreas de mensajería, recepción y servicios generales.

• Garantizar la disponibilidad de suministros y el cumplimiento de los estándares de aseo en las instalaciones.

• Mantener vigente y coordinar la entrega de documentos legales de CICL a los Donantes

• Responsable de la Coordinación del proceso de tiquetes para el staff de CICL.

• Hacer seguimiento a la utilización de la plataforma Skedda para todo el personal.

• Gestionar los tickets reportados al área Administrativa cuando sea requerido.

• Responsable del mantenimiento y buen funcionamiento general de la oficina, incluyendo la supervisión de las instalaciones, equipos, mobiliario y servicios necesarios para garantizar un entorno de trabajo adecuado, seguro y operativo. Asimismo, encargado de coordinar reparaciones, mantenimientos preventivos y atender oportunamente cualquier incidencia relacionada con las instalaciones.

• Responsable de la apertura y cierre de la oficina garantizando los protocolos de seguridad.

Gestión de Inventarios:

• Administrar los inventarios asegurando que todos los bienes estén codificados, registrados y reportados correctamente.

• Verificar/auditar las listas de inventarios de activos fijos para garantizar su trazabilidad.

Apoyo Logístico en Eventos:

• Coordinar la logística de eventos internos y externos, garantizando la planificación adecuada.

Implementación de Sistemas de Gestión en seguridad y salud en el trabajo:

• Liderar la implementación del sistema de acuerdo a la legislación vigente.

Implementación del sistema de protección y seguridad.

• Liderar las actividades relacionadas con la Seguridad y protección de CICL, de acuerdo a las directrices organizacionales.

Gestión Vehicular:

• Supervisar la bitácora de uso de los vehículos, asegurando el mantenimiento preventivo y el cumplimiento normativo.

• Controlar el sistema GPS y actualizar los registros de soporte vehicular en la plataforma correspondiente.

Gestión de Contratos y Convenios:

• Validar y gestionar contratos y convenios, asegurando que todos los procesos de firma (física o digital) cumplan con las políticas de CI.

Título profesional en áreas administrativas, económicas, contabilidad o afines.

Deseable especialización o formación complementaria en gestión administrativa, logística o finanzas

Experiencia

• Experiencia general 7 años y mínimo 5 años en roles de gestión administrativa, logística o relacionados.
• Experiencia en supervisión de equipos, manejo de presupuestos administrativos y optimización de recursos, conocimientos en política de protección de datos.
• Manejo avanzado de Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook): Uso avanzado de Excel para realizar análisis, consolidar reportes y monitorear presupuestos.
• Gestión de inventarios y activos fijos: Familiaridad con sistemas de codificación y trazabilidad de bienes, asegurando la correcta administración y control de los mismos

Competencias deseadas

• Políticas y normativas internas y fiscales: Conocimiento en procedimientos de legalización de gastos, políticas de viajes y requisitos fiscales relacionados con DIAN y otros entes reguladores.
• Experiencia trabajando en empresas sin ánimo de lucro y/o ONG
• Dominio de Inglés básico

Información adicional

El trabajo se desarrollará con modalidad presencial en la ciudad de Bogotá. Esta Coordinación podrá viajar por motivos de capacitación y monitoreos de proyectos, así como por las necesidades requeridas por el programa, dichos viajes podrán ser por avión y tierra según corresponda, en algunas ocasiones se requerirá de esta posición jornadas de trabajo que demanden tiempo adicional al habitual.

• Excelentes habilidades analíticas y de gestión financiera y administrativa, así como habilidades para explicarlas a diferentes públicos.
• Capacidad de organización y gestión de tiempo.
• Trabajo en equipo, y específicamente en grupos multidisciplinarios.
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
• Capacidad de realizar múltiples tareas y de priorización.
• Capacidad para trabajar en ambientes con prioridades cambiantes y respondiendo a tiempos cortos.
• Disciplinado (a)
• Alto nivel de colaboración y buenas relaciones interpersonales.
• Honestidad, integridad y prudencia.